השאלה שמטרידה כל מנהל פרויקט- מהו פרויקט מוצלח

עולם ניהול הפרויקטים מצוי בפרדוקס מתמשך. מצד אחד הוא התקדם רבות בעשורים האחרונים, הן בטכנולוגיה, הן בכלי ניהול הפרויקטים והן במתודולוגיות הניהול. מצד שני, בעידן שבו עולם ניהול הפרויקטים הוא מקצוע של ממש עדיין פרויקטים רבים נכשלים. נשאלת השאלה איך למרות ההתקדמות הטכנולוגית והניהולית לאורך השנים עדיין בעולם ניהול הפרויקטים אחוזי ההצלחה נמוכים.

אז מהו למעשה פרויקט מוצלח?

אחת מהמתודולוגיות המובילות בניהול פרויקטים בעולם היא של ארגון ה- PMI. לפי מתודולוגיה זו, פרויקט מוצלח זהו פרויקט שהצליח לעמוד במשולש הקסם של תכולה, זמן ותקציב שהוגדרו והמהדרין מוסיפים את האיכות במרכז המשולש. לתפיסתי, התייחסות זו משקפת ניסיון לא מוצלח במיוחד להגדיר מהו פרויקט מוצלח.

ראשית, מדובר בניסיון להשית כלים הנדסיים על הפעילות האנושית. פרויקטים מתוכננים ע"י אנשים, מבוצעים ע"י אנשים ומנוהלים ע"י אנשים. אנשים לרוב אינם פועלים במסגרת של קוביות וכללים הנדסיים. האופי האנושי סובל לרוב מכיול לבינוניות, דחיינות, פחד להיראות רע, מושפע מפוליטיקה ארגונית ומפחד לבצע שינוי. כל אלו לא באים לידי ביטוי בכלים ההנדסיים הטהורים של המתודולוגיה.

שנית, אם למנהל הפרויקט יש יכולת להשפיע על מסגרת הזמן, התקציב והתכולה של הפרויקט, הרי שבמודע או שלא במודע או יבחר מסגרת שהוא מניח שריאלי לעמוד בה. לרוב הנחת הריאליות הזו שגויה ועלולה להכיל הטיות רבות.

לבסוף, פרויקט אינו מתקיים בחלל ריק, כל ארגון הוא דינאמי ומשתנה והפרויקט הוא חלק בלתי נפרד מרשת פרויקטים המתקיימת בארגון. מה שהוגדר לפרויקט בחודש הראשון לא בהכרח יתאים חודש לאחר מכן, התיעדופים בארגון משתנים והפרויקט אינו מנותק מכך. למעשה, המדדים של תכולה, זמן ותקציב אינם מדדים מספיק טובים להגדיר האם פרויקט הוא מוצלח או לא.

אז אם מדדי משולש הקסם אינם מספקים להכרעה על הצלחת הפרויקט, כיצד נגדיר יעדים אופטימליים?

אימפקט- הערך המשמעותי לארגון ולסביבה שהפרויקט מייצר. לדוגמה: פרויקט שלא עמד במדדי משולש הקסם, אך האתגר שהיה בו היה כה עצום, שסיומו הקנה תחושת מסוגלות ומוניטין לארגון. הצלחה משמעותית שמייצרת חווית הצלחה מאפשרת בהמשך לייצר הצלחות נוספות, ללא קשר לעמידה מלאה בתכולה, בלו"ז או בתקציב.

כמו כן, הצלחה משמעותית מאפשרת לארגון להמשיך קדימה להצלחות נוספות. כאן גם למנהל הפרויקט יש תפקיד חשוב בקבלת החלטות בהתאם לפוליטיקה הארגונית- עליו להיות השחקן הטוב ביותר על המגרש, לדעת באיזו נקודת זמן להפסיק את הפרויקט ולהראות את ההישגים וההצלחות של הפרויקט, לסכם אותו וליצור פרויקט המשך עם תכולות שנותרו לצד תכולות חדשות רלבנטיות יותר לצורכי הארגון. מנהל הפרויקט צריך לשווק נכון את האימפקט והמשמעויות הנלוות אליו, זה לפעמים עשוי להיות יותר מהותי וחשוב מהמדדים היבשים של תכולה, זמן ותקציב.

הצלחה נתפסת - האם הפרויקט נחשב כמוצלח. פרויקט מוצלח הינו פרויקט אשר נחשב מוצלח בעיני אחרים לאו דווקא עם קשר ישיר לעמידה במדדי משולש הקסם. נשמע טריוויאלי? לצערנו, מנהלי הפרויקטים, לא רק שזה לא טריוויאלי, זה גורם חמקמק שלא תמיד יש לנו שליטה עליו. קחו לדומה את "כיפת ברזל". זוכרים את הביקורת האדירה על שר הביטחון דאז עמיר פרץ? זוכרים את ההתייחסות אליו ואל הפרויקט לאחר "צוק איתן"? בנקודות זמן מסוימת פרויקט עשוי להיחשב למוצלח ובנקודות זמן אחרת הפרויקט עלול להיחשב פחות מוצלח.

לסיכום, אם מנהל פרויקטים שואף להצליח בפרויקטים אותם הוא מנהל מה עליו לעשות? בוודאי שאין לזנוח את המדדים הכמותיים היחידים של עמידה בתכולה, זמן ותקציב. אך חשוב, לפתוח עיניים למדדים רכים ונרחבים יותר כגון מה האימפקט של הפרויקט על כלל בעלי העניין ומה ייחשב בעיני בעלי העניין כפרויקט מוצלח לטווח הארוך.

 

Please reload

Featured Posts

I'm busy working on my blog posts. Watch this space!

Please reload

Recent Posts
Please reload

Archive