גאנטולוגים אנונימים (כשהגאנט מתחיל לנהל את מנהל הפרויקט)

September 16, 2015

"שלום, שמי דוד, וכבר 8 שנים לא הכנתי גאנט". כבר שנים שאני מסתובב עם הרעיון של הקמת מרכז גמילה מגאנטים. אני יכול לשמוע את קולותיהם של מנהלי פרויקטים מתוסכלים זועקים בעידוד "אוהבים אותך דוד". 


ההתמכרות שלי היתה קשה. הוקסמתי מהפשטות. מיצירת המשימות הקלה, מארגונן בהיררכיות אינסופיות, מהיופי המהפנט של התזמון האוטומטי ויצירת הקשרים, מהתצוגות המגוונות והנפלאות. חשתי שסופסוף מול כל הטכנולוגים שמסביבי יש גם לי, מנהל הפרויקט, צעצוע והוא רק שלי. נסחפתי. תבעתי מכל אחד שעבד איתי שיתכנן וינהל את משימותיו בגאנט. מה שלא בגאנט לא קיים. פיתחתי קנאה למנהלי פרויקטים שהראו לי גאנטים של אלפי שורות, עם רמזורים ומדדי בקרה מפותחים. הרגשתי שככל שהגאנט שלי מפורט כך יש לי שליטה יותר גדולה בפרויקט. מה גדולה האשליה ומה מתוק הפיכחון. 
כפרפרזה על דבריו של נשיא המדינה, שמעון פרס, על סקרים, גאנטים הם כמו בושם, נחמד להריח, רעיל לשתות. הם יכולים לסייע בתכנון ראשוני, הם נוחים מאד להבנה של השרשרת הקריטית, אבל חסרונם כה גדול שהנזק עולה על התועלת. אמנה מספר חסרונות עיקריים:


1. לרוב נטעה בהערכת משך המשימות. אם זו משימה שהגדרת משכה מוטל עלינו, אז אנו כמו כל בני אדם מוטים בהערכותינו בגלל אלף ואחד שיקולים - ניסיון העבר או חוסר ניסיון, אופי, אג'נדה, חוסר מחשבה לעומק, או אפילו נסיבות רגעיות. 
2. אנו מודעים לסיבה מספר 1 ולכן ננסה לתקן את הערכה, כך שייצא "מדויק". והנה לפתע התגנבה לה אג'נדה סמויה, אני כבר לא רוצה לסיים את הפרויקט מהר, אלא אני רוצה לסיים אותו בזמן (לא המינימלי, אלא בזה שהוגדר בגאנט).
3. הבאפר כבר בפנים. שועלי קרבות ותיקים יודעים להגדיר באפר אחד עבור כל הפרויקט ולמקמו יפה בסוף הגאנט. עם זאת, אם משך המשימות מוגדר ע"י אנשים אחרים בפרויקט, לרוב הם ירצו לשמר לעצמם מרווח נשימה. הגדרת מועד סיום למשימה משמעו לקיחת אחריות והגדרת מחויבות. גם אם איחור יתקבל בהבנה, אנשים יעשו לא מעט על מנת להימנע מסיטואציה שהם לא עמדו בלו"ז שהם התחייבו לעמוד בו. כך שבכל שורה בגאנט מסתתר באופן בלתי נמנע באפר סמוי קטן. ככל שהשורות בגאנט רבות כך, הבאפר הסמוי גדול.
4. הגאנט מתחשב מידי ב"מציאות" – הוא לוקח בחשבון חגים, עומסים, תלויות, שעות עבודה ממוצעות וכו'. אם ננהל פרויקטים לפי מה שנראה לנו שנוכל לקבל מהמשתתפים בו, נגדיר תוכנית "ריאלית" שבמקרה הטוב היא בינונית. הגאנט אינו מאפשר הגדרת יעדים בלתי הגיוניים לפרויקט, שזה הדבר ההגיוני ביותר שאתה כמנהל פרויקט רוצה לעשות על מנת להוציא מאנשים את המקסימום. 
5. גאנט מעגן את השקרים שאנו מכניסים בתמימות – הערכות המשך השגויות והתלויות שלא תמיד הן הכרחיות ובוודאי שהן לא שחור ולבן כמו בגאנט מביאים את הפרויקט שלנו להסתיים ברבעון החמישי. הסכנה הגדולה היא שברגע שיש תאריך סיום הוא הופך להיות העוגן שאליו מתכווננים ואז כמו בכל פעילות אנושית רגילה, אנו מתנהלים בעצלתיים, דוחים למחר וככל שמתקרבים למועד הסיום מתחילים להגביר את הקצב. אם זו ההתנהלות האנושית הסטנדרטית, שימוש בגאנט מבטיח כמעט תמיד שהפרויקט יימשך הרבה מעבר למה שהיה צריך להימשך.  
6. פרויקטים לא מתנהלים לפי המתודולוגיות – לא להאמין. עשרות שנים שאנו עומלים על פיתוח מקצוע ניהול הפרויקטים. יש לנו הסמכות. יש לנו כלים מתוחכמים וכן בכל דור ודור קמות עלינו לכלותינו מתודולוגיות חדשות, עם שלוש אותיות לועזיות קסומות שמבטיחות להיות "ה"תשובה. בפועל הסטטיסטיקות העגומות של אי עמידה בזמן, בתקציב ובתכולה אינן משתנות מזה שנים. הגאנטים מאלצים אותנו להבנות את הפרויקט עפ"י שלבים מתודיים שבפועל לא מתקיימים בצורה התיאורטית המוגדרת בספרים. 
7. הגאנט הפך למכשיר פוליטי – אם האג'נדה שלי להוכיח שפרויקט מסוים לא יכול להסתיים לפני תאריך X, הדרך הקלה ביותר להוכיח זאת היא ע"י גאנטים. אני יכול להראות שהעומס על הצוותים עצום, שהמשימות בלתי אפשריות, שבכלל לא לקחנו בחשבון את השוטף ושאין סיכוי שבעולם שנעמוד ביעד המאתגר. יתרה מכך, אבוי לאותו מנהל שינסה לכפות עלינו תאריך מוקדם יותר ממה שהגאנט אומר כי אז הוא מסכן את איכות הפרויקט. זו הרי אמת ידועה שמהר זה מסוכן ולאט זה הערובה לפתרון איכותי.
8. ב- Money time מעיפים אותו הצידה ומתנהלים בפתקים – גם גאנטולוגים מכורים נהנים מכמה שבועות של גמילה כפויה. כשהלחץ גדל וה- deadline קרב, מעיפים את הגאנט הצידה ומתחילים באמת לנהל. 


מעבר לכלל החסרונות שציינתי, הגאנט הוא כלי מסוכן, במיוחד למנהלי פרויקטים חסרי ניסיון שאינם מכירים במגבלותיו ואינם משתמשים בו במשורה. הדבר שהכי חסר למנהל פרויקט הוא זמן. ואין טעות גדולה מזו מלהשקיע את מרבית זמן הניהול בעדכון יומיומי של הגאנט ובחישובים של "חדירה לבאפר". 

 

במקרים אלו הגאנט הופך מכלי למטרה ומכלה את זמנו ומרצו של מנהל הפרויקט עד כדי שהוא מונע ממנו לנהל את הפרויקט בפועל. כל רגע של גמילה שיוסת לכיוון הקשבה לבעלי העניין בפרויקט ולשותפים להצלחתו, לכיוון של צלילה לעומק לסוגיות מהותיות, לכיוון של רתימת כלל הגורמים לתת מעצמם תתגמל את מנהל הפרויקט, את שותפיו ואת הארגון באופן משמעותי.  

 

 

 

 

Please reload

Featured Posts

I'm busy working on my blog posts. Watch this space!

Please reload

Recent Posts
Please reload

Archive