מתודולוגיות- השיטה

June 10, 2015

השיטה הייחודית של Energy Team לניצוח אתגרים ארגוניים

רקע: הפרדוקס הניהולי

רוב פרויקטי ה-IT בארץ ובעולם נכשלים

 

ניסיוננו הרב בעבודה עם מחלקות IT מובילות לימד אותנו עובדה מצערת - רוב פרויקטי ה-IT נכשלים.

למעשה, עמידה ביעדים של פרויקטי IT בזמן ובתקציב שהוקצו להם היא נדירה. גם אנליסטים וחברות מחקר מובילות מציגים ממצאים דומים לשלנו.

 

נתונים עגומים אלה מפתיעים ביותר, לאור העובדה שתחום ניהול הפרויקטים כמקצוע קודם ופותח באופן

דרמטי בשנים האחרונות. טכנולוגיות ניהול ומ

 

תודולוגיות ניהול פותחו בהמוניהן, ובכל זאת, לא פוצחה החידה, ופרויקטי ה-IT ממשיכים להיכשל.  

 

המקור לכישלון – התעלמות מהמורכבות האנושית

 

מאות שעות ניסיון בניצוח על פרויקטי IT הביאו את צוות חברת EnergyTeam לתובנה שעליה ביססו את שיטתם הייחודית, שאת עיקריה תלמדו בקורס שלפניכם:

 

כישלונם של פרויקטי IT נובע מהסתמכותם על מתודולוגיות המתעלמות מהמורכבות האנושית, בעוד שפרויקטים מנוהלים ע"י אנשים, מתוכננים ע"י אנשים, ומבוצעים ע"י אנשים.

 

השיטה של EnergyTeam מגשרת על הפער בין התיאוריה המצויה במתודולוגיות הקיימות (PMP, MBO, TQM, EFQM, TOC, ITIL) ובין האתגרים שמציבה המציאות.

 

המתודולוגיות הקיימות משטחות את ההתנהגות האנושית ודוחסות אותה לשיטות עבודה הנדסיות.

 

הן לא לוקחות בחשבון פוליטיקה ארגונית, מאבקי כוח, אינטרסים מנוגדים, ואת הצורך הבסיסי של עובד – לזכות בהערכה ובמימוש עצמי כתוצאה מעבודתו.

 

המפתח להצלחה: הבנת הארגון ואנשיו ורתימתם לפעולה

 

ב-EnergyTeam, איננו רואים את אנשי הארגון כאמצעי להשגת יעדי הפרויקט, אלא את הפרויקט כאמצעי להעצמת אנשי הארגון.

 

לפני תחילת העבודה על כל פרויקט, אנו חוקרים את הדינאמיקה הארגונית על מנת להבינה לעומק. בתוך כך, באמצעות תקשורת המבוססת על אמון, שיתוף והקשבה שאנו מקיימים עם כל האנשים הנוטלים חלק בפרויקט, אנו מזהים מהי ההזדמנות האישית לפיתוח ולצמיחה שטומן בחובו הפרויקט עבורם.

 

הנחת היסוד שלנו היא כי כל משימה, גם אם על פניה היא משעממת או מאיימת, אוצרת הזדמנות לכל עובד להתאמן על מקצועיות, יסודיות, כישורי ניהול, הקשבה, עבודה עם עמיתים, מנהיגות ועוד.

אנו מניעים את העובד לפעול באופן בלתי רגיל להשגת יעדי הפרויקט, מעל ומעבר לנטיותיו הטבעיות ולציפיות שלו מעצמו ושל מנהליו ממנו.

גם כאשר הפרויקט מנוגד במהותו לאינטרסים של העובד הבודד, אנו מזהים כיצד לטפל בהתנגדויותיו ומוצאים עבורו את היתרונות בסיטואציה. לאחר מכן, אנו מתקשרים לעובד את ממצאינו כדי לרתמו להובלת הפרויקט להצלחה.

מה עוד מאפשרת השיטה שלנו?

באמצעות התקשורת הקשובה עם אנשי הפרויקט, ובאמצעות שיטות בקרה שפיתחנו, אנו:

  • לומדים, מיישמים ונותנים מענה לצורכי הארגון בכל המימדים: העיסקי, הארגוני, הניהולי והתכנוני.

  • מנתחים את תהליכי העבודה המרכיבים אותו, ומגבשים תהליכי עבודה חדשים, יעילים יותר, שישמשו את הארגון גם להצלחותיו הבאות.

  • יוצרים תיאום ציפיות ושיתוף עם כל המעורבים בפרויקט.

  • מזהים סיכונים, מנהלים אותם באופן מתוכנן, מבוקר ופרו-אקטיבי, ומוצאים פתרונות לכל אחד ואחד מהם.

  • על סמך המידע שאנו אוספים, אנו מתכננים תוכנית עבודה מפורטת, ומבצעים מעקב יומיומי.

מה מבדיל מנצח פרויקטים (Project Leader) של Energy Team  ממנהל פרויקטים (Project Manager) רגיל?

 

איננו סוגדים לפירוטכניקה של גרפים ומערכות לניהול פרויקטים. אנחנו מעדיפים להשקיע את מלוא האנרגיה בשטח.

 

מנהלי פרויקטים רגילים נוטים לסגוד לאלילי הגאנט, ולהציג שלל נתונים על גבי מסך המחשב בשיטות מרשימות ויזואלית, באמצעים טכנולוגיים מתוחכמים. מכאן ועד להנעת ביצוע הפרויקט בשטח פרושה תהום עצומה. הם נוטים להעדיף שימוש באימיילים רק לצורך וידוא השורה התחתונה - ביצוע היעדים - וממעטים להיפגש עם אנשי הפרויקט. את כל האנרגיות הללו משקיע מנצח הפרויקטים של EnergyTeam בשטח, בשיחה עם אנשים, בהקשבה לצורכיהם וברתימתם לקידום היעד. הכלים העיקריים המשמשים אותו הם רגליו, ידיו, לבו ומוחו. הוא ידאג לפעול לאורך כל הפרויקט כדי להניע את העובדים להשגת היעדים, ולספק להם את כל הדרוש להם לביצוע מיטבי של חלקם בפרויקט. תוכנות עזר לניהול הפרויקטים ישמשו אותו רק לצורך השלמה וחידוד, ולעולם לא כבסיס לפעילות.

 

פרספקטיבה רחבה - מניעים את הצלחת הארגון דרך הצלחת הפרויקט

הפרספקטיבה המאפיינת את מנצחי הפרויקטים של EnergyTeam היא רחבה והוליסטית יותר מזו של מנהלי פרויקטים רגילים, אשר ממוקדים לרוב בסיום הפרויקט בזמן שהוקצב לכך, ותו לא. בעוד שמנהל פרויקטים רגיל רואה את הארגון ואת אנשיו ככלי להצלחת הפרויקט הנקודתי בלבד,

מנצחי הפרויקטים של EnergyTeam רואים בפרויקט כלי לקידום הצלחתו העסקית הכוללת של הארגון ולהעצמת אנשיו.

 

האמת נמצאת מעבר למציאות

באותו אופן שלא נקבל לעולם את יכולותיו המקצועיות של העובד כנתון, ונעודד אותו תמיד לשאוב מעצמו יכולות יוצאות מגדר הרגיל, כך ניסיוננו לא יניח לנו לקבל בשוויון נפש גם את כל יתר הנתונים המגבילים שיוצגו לנו. נתבע תמיד יותר, ונספק את כל התנאים המאפשרים זאת.

 

כך לדוגמה, מנצח הפרויקטים של EnergyTeam, בניגוד למנהל פרויקטים רגיל, לא יקבל הערכת זמנים של מתכנני הפרויקט כנתון שאין אפשרות לשנותו, מתוך ההבנה שהיא משלבת נטיות אנושיות טבעיות כדוגמת דחיינות, פחד להתחייב ללוח זמנים שאפתני ולהיכשל וכו'. כאשר תוצג לו הערכת זמנים לביצוע משימה, הוא יברר תמיד מהי כמות הזמן הדרושה נטו לביצוע המשימה, וידאג לספק את כל התנאים לזירוזה, במה תלויים התחלתה המיידית וסיומה הזריז ביותר בהצלחה? באילו עדיפויות ארגוניות מתחרה המשימה? אילו אבני דרך אפשר להגדיר במהלך ביצוע המשימה לוידוא ביצועה בלו"ז הנדרש?

 

רק לאחר המענה על כל השאלות האלה, יוכל מנצח הפרויקטים להגדיר את לוח הזמנים הדרוש למשימה, ולספק את כל התנאים לקיצורו.

 

מנצח הפרויקטים של EnergyTeam אינו מאמין בפרויקטים ארוכים, כיוון שככל שמועד סיום הפרויקט רחוק – כך קטן הסיכוי להתממשותו. נעדיף לחתוך פרויקטים ארוכים לתת-פרויקטים קצרים, שמשכם לא יעלה על חצי שנה, והמתח סביב העמידה ביעדיהם יהיה תמיד בשיאו.

 

את ערכינו המוספים הייחודיים אנו תומכים בכלים המשמשים את רוב מנהלי הפרויקטים, כדוגמת:

  • תכנון וביצוע אינטגרטיביים.

  • ניהול תוכנית עבודה ובקרת משימות - ברמת על, ברמה שבועית וברמה יומית.

  • דיווח שוטף - אנו מקיימים ישיבות שבועיות ויומיות, בראשות נציג הפרויקט מטעם הלקוח ובניהול מנהל הפרויקט מטעם חברתנו. במהלך ישיבות אלה מדווח הסטאטוס של כל משימה, מוצגת תוכנית עבודה עדכנית, מאותרות בעיות המעכבות תהליכים ומגובשות דרכי טיפול בהן, לצורך עמידה מדויקת ביעדים.

  • וועדות היגוי שבועיות/דו שבועיות.

  • ביצוע בקרה שוטפת לעמידה ב-SLA - Service Level Agreement.

  • התייעלות - בעזרת תכנון אופטימלי לצורכי הלקוח, שימוש מקסימאלי בקיים, תעדוף יצרנים בידי גורם מקצועי ואובייקטיבי ורכישה ישירה בלא עמלת תיווך.

  • פורום ניהול שינויים בתכולות - בהשתתפות נציג הפרויקט מטעם הלקוח ומנהל הפרויקט מטעם חברתנו.

  • תקצוב ובקרת הוצאות.

  • שימוש במתודולוגיות PMI ומתודולוגיות ITIL.

 

מעוניינים במידע נוסף? לחצו כאן ליצירת קשר.

Please reload

Featured Posts

I'm busy working on my blog posts. Watch this space!

Please reload

Recent Posts
Please reload

Archive