השירותים- המכונה - שיטה לייעול מערך ה IT

May 10, 2015

 

האם גם מחלקת ה-IT בארגון שלך זקוקה להתייעלות?

האם אתה מצליח לפנות את הזמן הדרוש לביצוע פרויקטים או שאתה עוסק במרבית הזמן ב"כיבוי שריפות"?

האם פרויקטים רבים שאליהם התחייבה המחלקה סובלים מ"הזנחה פושעת", בשל התמקדות המחלקה בפרויקטים קריטיים יותר?

האם למישהו במחלקה יש תמונת מצב מלאה ואמיתית של כל פעילות המחלקה (כולל פעילות שוטפת ופרויקטים)?

האם בעת תקלה מערכתית כל השגרה שלך משתבשת, ואף אתה בעצמך ממהר לנהל את האירוע?

האם משימות רבות נערמות זו על זו ומתעכבות לאורך שבועות רבים, גם אם היו אמורות להיסגר בזמן קצר?

האם אתה באמת עומד בתוכנית העבודה שלך (או שהתשובה לכך היא "בערך" / "בגדול" / "לפעמים")?

 

אתה לא לבד.

 

האתגרים הניצבים בפניך מאפיינים את מרבית מחלקות ה-IT בארץ ובעולם.

ניסיונה הרב של חברת EnergyTeam בהובלת מחלקות ה-IT המובילות בארץ, הביא אותה לניתוח ומיפוי של הסיבות העיקריות לכשלים המאפיינים את מרבית מחלקות ה-IT.

רוב האתגרים יהיו ודאי מוכרים לך מעבודתך היומיומית:

 

  • קושי בחלוקת משאבים נכונה בין הפעילות השוטפת לעשייה הפרויקטאלית - עובדי מחלקת ה-IT בארגון מחלקים את זמנם בין משימות שוטפות, ניהול תקלות וקידום פרויקטים ארוכי טווח. מרבית האנרגיות של המחלקה נשאבות לטיפול בתקלות לא צפויות ובפעילות השוטפת (התקנות, השבתות, בקשות לשינוי וכו'), ולכן לא נותרים לה הזמן והמשאבים הדרושים לניהול יעיל של פרויקטים, גם אם הללו משולבים בתוכנית העבודה. על כן, מרבית פרויקטי ה-IT לא עומדים בלו"ז שהוגדר להם.

  • שליטה ובקרה על כל המשימות - למחלקת ה-IT קשה לבצע תעדוף בין המשימות כיוון שלאף גורם במחלקה, כולל מקבל ההחלטות הבכיר, אין את תמונת המצב השלמה. מנהל המחלקה, מטבע הדברים, מכיר רק את הסטאטוס של פרויקטים אסטרטגיים אחדים, שהם רק קמצוץ מפעילות מחלקת ה- IT. כאשר יש פרויקט דחוף, כל המשאבים מופנים מייד אליו, וכל יתר הפרויקטים מוזנחים. הנהלת המחלקה לא מודעת לכך ולא מיידעת בנושא את לקוחות הפרויקטים שדירוגם בסולם העדיפויות נמוך יותר.

  • היעדר התמחויות ניהוליות בצד ההתמחויות המקצועיות - מחלקת התשתיות מחולקת לצוותים על פי התמחות מקצועית (System, Storage, Network, DB, Security), וחסרה פונקציה ניהולית המטפלת באופן רוחבי בתחומים המשותפים לכל הצוותים (כגון ניהול תקלות, ניהול התקנות והשבתות, ניהול שינויים, ניהול תצורה וניהול פרויקטים).

 

לכן, כל רש"ץ עוסק בתחומי האחריות המקצועיים שלו, וגם בכל אותם תחומים המשותפים לכל הצוותים. מצב זה מוביל לעומס יותר על כל אחד מהצוותים ולעיכוב באישור ובביצוע פעילויות.

כיוון שכל התחומים המשותפים מנוהלים בשיטות עבודה שונות, בכל אחד מהצוותים, לא נוצרת חלוקת ידע והתמקצעות משותפת. מעבר לכך, מכיוון שמרבית התחומים הרוחביים דורשים את מעורבות כל הצוותים, ולא מתקיים הסנכרון הרצוי, מרבית המשימות נעצרות בדרגים הניהוליים ומתעכבות בגלל מכשולים ביורוקראטיים.

 

הפתרון - "המכונה"

"המכונה" הינה שיטת ניהול חדשנית שפיתחה EnergyTeam, היוצרת מהפיכה בניהול מערך ה-IT בארגון. השיטה, שאושרה לפעילות בארגונים המובילים בארץ, תאפשר לך שליטה אפקטיבית בכל המשימות המתנהלות במחלקת ה-IT, כולל הפעילות השוטפת והפרויקטים.

 

השיטה החדשנית תביא את מחלקת ה-IT לעמידה מלאה בתוכנית העבודה, ותעצים אותה להישגים חסרי תקדים.     

 

איך עושים את זה?

באמצעות הפרדת הפעילות השוטפת מהעשייה הפרויקטאלית, המועילה לשתיהן:

  • ניהול ריכוזי נפרד של הפעילות השוטפת מאפשר התייעלות וצמצום שלה.

  • ניהול ריכוזי של העשייה הפרויקטאלית מאפשר יצירת תמונת מצב מדויקת ועמידה בתוכנית עבודה.

ההפרדה בין השניים מתבצעת בעזרת שלושה גורמים המשולבים זה בזה ומשפיעים הדדית זה על זה - הגדרת תפקידים, תהליכי עבודה ומערכות תומכות במחלקת ה-IT :

 

  1. תפקידים

"המכונה" יוצרת שלוש פונקציות ניהוליות רוחביות חדשות (CTO, PMO ו-COO) במחלקת ה-IT, שהינן בעלות תחומי אחריות ותהליכי עבודה מוגדרים, יעילים וברורים. באמצעות התפקידים החדשים מתאפשר ניהול מטריציוני - תחומי התמקצעות טכנולוגיים של הצוותים השונים משתלבים תחת כל אחת מהפונקציות הניהוליות.

 

התפקידים החדשים מבצעים אינטגרציה בין הצוותים, ומאפשרים לצוותים לתכנן את זמנם כראוי, להתמקד בתחומים המקצועיים שבהם הם מומחים ולא להזניח את ביצוע הפרויקטים. כמו כן, בעזרת התפקידים החדשים נוצרות התמחויות ניהוליות בתחומים המשותפים לכל הצוותים, נוצרת סטנדרטיזציה ארגונית לתהליכי עבודה, ומתאפשר תעדוף מקצועי ואובייקטיבי של כל המשימות.

 

  • (Chief Operations Officer (COO:

ה-COO אחראי על ניהול כלל הפעילות השוטפת במחלקת ה-IT - עליו לנהל צוות תורן המורכב מנציגי הצוותים השונים לטיפול בתקלות, לבצע התקנות, לנהל השבתות, לבצע תחקירים, ולדווח למנהל מחלקת התשתיות על כלל הפעילות השוטפת של המחלקה.

 

  • (Project Management Officer (PMO:

ה-PMO אחראי על ניהול פרויקטים גדולים המערבים את כל צוותי מחלקת ה-IT. במסגרת אחריותו, לבקר את התקדמות כל הפרויקטים, לוודא שקיים סנכרון ותעדוף נכון בין משימות הצוותים השונים, לגבש, לסנכרן ולנהל תוכנית עבודה כלל מחלקתית ולמנות כוח אדם לעשייה הפרויקטאלית, מתוך הארגון או ממקורות חיצוניים.

 

  • (Chief Technology Officer (CTO:

ה-CTO ממונה על קביעת חזון וסטנדרטים טכנולוגיים לארגון, על גיבוש ארכיטקטורות פתרון, ועל ביצוע תכנון וניהול משאבים (Capacity Planning and Capacity Management), תפקיד זה מאפשר התקדמות מתמדת של הארגון ברמה הטכנולוגית, בהון האנושי ובשיטות העבודה.

 

2. תהליכי עבודה

לכל אחד מבעלי התפקידים הניהוליים במחלקת ה-IT מוגדרים תהליכי עבודה יעילים המותאמים לאופי הארגון ואנשיו, לדוגמה: ניהול תקריות, ניהול בעיות, ניהול תצורה, ניהול שינויים, ניהול השבתות והתקנות, הכשרות וחניכה וכו'.

הידע הדרוש לגיבוש תהליכי העבודה מסתמך על ניסיון עבודה רב של EnergyTeam בעולם תשתיות ה-IT בשילוב תובנות הלקוחות מ-ITIL ו-PMP.

 

3. מערכות תומכות

כחלק מהגדרת תהליכי העבודה, מוטמעות במחלקת ה-IT מערכות תומכות (כדוגמת תוכנות לניהול פרויקטים, התקנות, שינויים, תצורה, תקלות ובעיות) אשר מוודאות את יישום התהליכים ומבקרות את הטמעת השיטה. בניגוד לתפיסה המקובלת, EnergyTeam מאמינה כי אין בכוחן של הטכנולוגיות לפתור את כל בעיות ענף ה-IT בלא פונקציות ניהוליות מתאימות ותהליכי עבודה יעילים. המערכות התומכות הן כלי המסייע לפעילות ולא הבסיס לפעילות.

 

סיכום תרומותיה של המכונה למערך תשתיות ה-IT

  • יצירת משילות של הצורך העסקי של הארגון על פעילות מחלקת תשתיות ה-IT.

  • הפחתת הביורוקרטיה המעכבת תהליכים, באמצעות הפחתה למינימום של כמות המעברים של כל משימה בין צוותים.

  • יצירת חלוקת תפקידים ברורה - לכל משימה יש מקבל החלטות אחד שאחראי עליה מקצה לקצה. תמיד ברור למי יש לפנות לקבלת מידע על אודות סטטוס המשימה.

  • קידום תעדוף אובייקטיבי וריאלי של משימות, וסנכרון של תעדוף כל אחד מהנושאים בכל הצוותים.

  • קיצור זמני הביצוע של כל משימה.

  • פיתוח מקצועיות טכנולוגית וניהולית בקרב אנשי הארגון.

  • בקרה שוטפת של תהליכי העבודה ועמידה ביעדים בזמן אמת.

  • עמידה ב-100% מתוכנית העבודה.

צור עמנו קשר כדי לשמוע עוד על המכונה, ולייעל את התנהלות מערך ה-IT בארגון שלך.

Please reload

Featured Posts

I'm busy working on my blog posts. Watch this space!

Please reload

Recent Posts
Please reload

Archive